Posta elettronica certificata

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Dal 29 novembre 2008 è obbligatorio indicare l'indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione delle nuove società e professionisti che attivano una partita iva. I professionisti già in possesso di partita iva hanno l'obbligo di attivare la propria PEC entro il 29.11.2009 e le aziende già esistenti devono adeguarsi entro i termini indicati nel D.L. 185/2008
L'e-mail è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di comunicazioni. La posta elettronica o e-mail (acronimo di Electronic Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via Internet. Il principale vantaggio dell'e-mail è l'immediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione – i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici – significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.

Obbligo per le ditte individuali

E’ in vigore dal 20/10/2012 il DECRETO-LEGGE 18 ottobre 2012, n. 179 – Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese. Legge di conversione n. 221/2012 del 19/12/2012 [ Apri il documento ]

Tra le misure adottate, vi è l’estensione dell’obbligo di adozione e trasmissione all’ufficio del Registro competente, di una casella di Posta Elettronica Certificata, anche alle imprese individuali, finora escluse.

Contratto

Modulo di adesione (per aziende, ditte, liberi professionisti ed enti) e Condizioni generali di contratto

Documenti utili

Manuale operativo ( ultima release predisposta dal gestore )

Normativa

Approfondimento sulla PEC – a cura del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione
D.L. 02/11/2005 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. (GU n. 266 del 15-11-2005)
D.P.R. N.68 del 11/02/2005 – Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. (G.U. 28 aprile 2005, n. 97)

Assistenza

La casella PEC di riferimento per il servizio di posta elettronica certificata di Teknadoc Italia è: teknadoc@pec.ecert.it (vengono accettati solo messaggi provenienti da altre caselle PEC)
Per richiedere assistenza sull'utilizzo della PEC o su come compilare il coupon di adesione contattare il num. verde 800.984273

L’introduzione nella normativa italiana della Posta Elettronica Certificata (PEC), ha messo a disposizione dei privati, delle aziende, dei professionisti e delle Pubbliche Amministrazioni uno strumento efficace, economico e sicuro che garantisce alle comunicazioni via Internet lo stesso valore legale delle raccomandate con avviso di ricevimento.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82) [ Apri il documento ] ha conferito alla posta certificata un valore mai attribuito finora alle comunicazioni su Web, rendendo la ricezione dei messaggi opponibile a terzi in caso di contenzioso. In particolare il Codice (art. 48 comma 1) stabilisce che “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la Posta Elettronica Certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68”.

Ecert.it, distribuita da Teknadoc Italia, è la Posta Elettronica Certificata con valore legale che risponde alla normativa vigente.

Vantaggi della PEC: risparmi consistenti rispetto ai costi degli strumenti tradizionali (raccomandata, fax), maggiore efficienza grazie all'eliminazione della gestione della carta, delle code agli sportelli e dei tempi di consegna, certificazione dell'invio e dell'avvenuta consegna, tramite ricevute, con attestazione dell'ora esatta, opponibilità a terzi delle ricevute in caso di contenzioso, come previsto dalla norma Certificazione completa del contenuto delle comunicazioni (messaggio e allegati).

Quando Usarla: la Posta Elettronica Certificata Ecert.it permette di sostituire i soliti strumenti tradizionali nei rapporti ufficiali con soggetti che dispongono di posta certificata per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna

Qualche esempio?

• Invio di ordini, contratti, fatture
• Trasmissioni di documenti alle Pubbliche Amministrazioni
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
• Inoltro di circolari e direttive
• Gestione di gare di appalto
• Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, eccetera)
• Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.

Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Il Decreto Ministeriale contenente le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata" (tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate per erogare il servizio) è stato pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266.

Il Cnipa effettuerà le attività di vigilanza e controllo assegnategli dalla norma e, con un apposito Centro di competenza, supporterà le PA ai fini dell'introduzione della PEC nei procedimenti amministrativi.
La norma quindi incalza la pubblica amministrazione, e gli effetti si iniziano a vedere: un esempio è Ia circolare 188870 [ Apri il documento ] dell'Agenzia delle Entrate che ha istituito l'obbligo dal 1 marzo 2006, per le banche e gli istituti finanziari, di trasmettere alcuni dati utilizzando come canale Ia posta elettronica certificata.

L'utilizzo della posta elettronica certificata nella pubblica amministrazione è un preciso obbligo introdotto dal codice dell'amministrazione digitale. Con Ia posta elettronica certificata le amministrazioni possono comunicare e trasmettere documenti tra di loro in tempo reale.

Comunicazioni, atti e documenti trasmessi per e-mail tra uffici pubblici sono validi ai fini del procedimento amministrativo in tutti i casi in cui è possibile accertare Ia provenienza e cioè se sono siglate con Ia firma digitale, oppure con protocollo informatico o trasmessi con posta certificata.

I cittadini e le imprese che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere tutte le comunicazioni dalle pubbliche amministrazioni via e-mail all'indirizzo che avranno dichiarato. Le comunicazioni e i documenti ricevuti in questo modo avranno piena validità giuridica anche verso altre persone o aziende.

Nel mercato privato utilizzare Ia posta certificata per le comunicazioni commerciali tra azienda e clienti (invio fatture di utenze domestiche, invio estratti conto da parte delle banche ai propri correntisti) sono solo degli esempi di utilizzo, da considerare come opportunità per avere un rapporto più diretto con Ia clientela, garantendo certezza sulla spedizione e sulla ricezione della comunicazione oltre alla provenienza e integrità del suo contenuto.